Planification du projet et dossier d'autorisation

PLANIFICATION DU PROJET ET TRAITEMENT DU DOSSIER

Les étapes

PLANIFIER SON PROJET

Phase d’avant-projet :

  • Informer : conseil des maîtres, élus (financement mairie), représentants des parents d'élèves, représentants de l'APE. Recueillir de façon formelle ou informelle un accord de principe
  • Recensement du matériel et de la documentation
  • Préparation des enfants (psychologique, sociale, physique)
  • Prise de contact avec l’équipe d’encadrement (animateurs, intervenants...)

Phase de préparation administrative et financière

  • Budget prévisionnel
  • Présentation du projet en conseil d’école pour avis
  • Demandes de subventions (Mairie,Conseil Général, PEP, JPA, DRAC...)
  • Recherche de financement autre : APE (Association de parents d’Elèves)
  • Réunion des parents (Participation financière, accord définitif)
  • Assurances
  • Etablissement de conventions et réservations (transport, centre d’accueil, activités)
  • Dépôt du projet à l’I.E.N dont dépend l’école
PDF - 244.8 koFormulaire d'autorisation de participation d'un élève

 

PROCÉDURE DE TRAITEMENT DU DOSSIER ADMINISTRATIF PAPIER

Le dossier administratif est à constituer en 3 exemplaires (1 pour le département d’accueil, 1 pour la DSDEN74, 1 pour l’IEN)
4 exemplaires pour les séjours hors département ou à l’étranger.

Attention : les périodes de vacances sont à décompter.


Dossier d'autorisation de sortie avec nuitée

,

RÔLE DE L’ENSEIGNANT COORDONNATEUR DU PROJET

Après l’avoir créé et minutieusement vérifié, il transmet au directeur d’école son dossier complet.


RÔLE DU DIRECTEUR D’ÉCOLE

Après l’avoir vérifié, daté et signé, le directeur fait parvenir le dossier complet de demande d’autorisation de sortie scolaire avec nuitée(s) à l’IEN chargé de la circonscription dans un délai de :

  • 5 semaines au moins avant la date de départ pour une sortie dans le même département
  • 8 semaines pour les classes séjournant dans un autre département
  • 10 semaines pour les séjours à l’étranger.

     

RÔLE DE L’INSPECTEUR DE CIRCONSCRIPTION


L’Inspecteur de circonscription a la responsabilité de veiller aux conditions pédagogiques du séjour sur lesquelles il donne un avis sur le contenu et l’organisation.
Les conditions matérielles et d’encadrement sont néanmoins vérifiées pour éviter tout retour de dossier compromettant la tenue des délais d’autorisation réglementaires.


RÔLE DU DIRECTEUR ACADÉMIQUE D’ACCUEIL

Le directeur académique de la DSDEN d’accueil a la responsabilité de veiller aux conditions de séjour des classes pour donner un avis sur :

  • les conditions matérielles d’hébergement, la sécurité de l’encadrement, les locaux pédagogiques
  • l’agrément des intervenants extérieurs et brevetés d’Etat
  • les activités de découvertes (physiques ou non) qui font l’objet de recommandations


RÔLE DIRECTEUR ACADÉMIQUE D’ORIGINE

Le directeur académique de la DSDEN d’origine autorise (ou refuse) le projet après étude du dossier administratif et du projet pédagogique, et avis éventuel du directeur académique du département d’accueil sur les mêmes points.


RÉSUMÉ DE LA PROCÉDURE ADMINISTRATIVE

  • Enseignant coordonnateur du projet : transmet
  • Directeur : transmet (5, 8 ou 10 semaines avant)
  • IEN : avis sur le projet et transmet
  • DSDEN d’origine : transmet
  • DSDEN d’accueil : avis sur le centre et les intervenants et transmet
  • DSDEN d’origine : décision (accord ou refus) et transmet
  • École : retour de la décision (2 semaines avant départ pour tous les séjours ou 4 semaines pour les sorties à l’étranger)

 

Aucun départ ne doit s’effectuer sans le retour de la décision de la DSDEN d’origine.
Il est vivement conseillé d’alerter le service des classes de découvertes en cas de problème de délai.